Khắc phục vướng mắc trong sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch phục vụ vận hành chính quyền địa phương 2 cấp

Tại văn bản này, Thứ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Thanh Tịnh cho biết: Bộ Tư pháp nhận được các Báo cáo hàng ngày của Văn phòng Trung ương Đảng về tình hình, kết quả triển khai Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW, trong đó có phản ánh các nội dung liên quan đến khó khăn, vướng mắc khi triển khai Hệ thống đăng ký hộ tịch điện tử (được nêu tại mục 1.4, III.4 và Phụ lục 6). Sau khi rà soát, Bộ Tư pháp nhận thấy:

Về nguyên nhân: Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phiên bản mới, được Bộ Tư pháp triển khai từ ngày 01/7/2025 theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, cần sự phối hợp đồng bộ của nhiều bên gồm: (1) Bộ Tư pháp (triển khai Hệ thống phần mềm, chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới); (2) Văn phòng Chính phủ (Cổng dịch vụ công quốc gia); (3) Bộ Công an (Phần mềm dịch vụ công liên thông, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư); (4) Bộ Khoa học và Công nghệ (Nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu NDXP) và (5) Các địa phương (Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh), trong khi thời gian triển khai rất gấp, do đó khó tránh khỏi các vướng mắc trong giai đoạn đầu triển khai.

Qua theo dõi, tiếp nhận phản ánh kiến nghị của các địa phương thông qua Tổng đài Hỗ trợ của Bộ Tư pháp, các kênh hỗ trợ khác, cho thấy vướng mắc tập trung vào các nhóm sau:

(i) Lỗi liên quan đến chức năng của Hệ thống phần mềm; chỉ có các nghiệp vụ hộ tịch thiết yếu; lỗi tra cứu dữ liệu;

(ii) Vướng mắc về kết nối, chuyển hồ sơ, dữ liệu giữa Phần mềm DVCLT - Hệ thống giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh – Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử là do Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của địa phương mới chuyển đổi còn hạn chế, nhiều trường hợp đồng bộ, chuyển dữ liệu tin hoặc tiếp nhận kết quả bị lỗi (chủ yếu do cán bộ kỹ thuật của địa phương chưa hiểu rõ về mô hình đồng bộ đã được Bộ Tư pháp hướng dẫn), cần có sự phối hợp khắc phục nhanh chóng của địa phương.

Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của hầu hết các địa phương kết nối chưa đầy đủ với Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và Phần mềm dịch vụ công liên thông, công chức phải nhập hồ sơ 2 lần và chuyển hồ sơ giấy; các Mẫu điện từ tương tác (e-form) trên Hệ thống chưa đúng, không đầy đủ hoặc thừa thông tin (không đúng theo biểu mẫu quy định tại Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ Tư pháp); không tích hợp khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

(iii) Một số đơn vị cấp xã, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân chưa được cấp chữ ký số hoặc đã được cấp nhưng thao tác cập nhật phần mềm ký số chưa đúng nên xử lý còn vướng mắc (ví dụ: UBND xã Óc Eo, tỉnh An Giang chỉ có 01 Phó Chủ tịch có chữ ký số, Chủ tịch và 01 Phó Chủ tịch phụ trách Trung tâm phục vụ hành chính chưa có chữ ký số) ...

(iv) Người dùng (công chức tư pháp - hộ tịch) thao tác sai trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch, Hệ thống thông tin giải quyết TTHC dẫn đến chậm kéo dài thời gian giải quyết TTHC.

Về giải pháp: Thực hiện Kết luận số 183-KL/TW ngày 01/8/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về tích cực triển khai vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, chuyển mạnh cấp cơ sở sang chủ động nắm, điều hành kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh và Công văn số 307-CV/ĐU ngày 19/7/2025 của Đảng ủy Chính phủ, để khắc phục những vướng mắc, bất cập nêu trên, Bộ Tư pháp thực hiện các giải pháp sau đây:

- Đối với các lỗi liên quan đến chức năng, dữ liệu, Bộ Tư pháp đã khắc phục xong (dữ liệu đã được chuyển đổi, các nghiệp vụ hộ tịch đã được triển khai đầy đủ từ ngày 11/8/2025); các lỗi trên phần mềm, Bộ Tư pháp đã chỉ đạo đơn vị kỹ thuật khắc phục ngay sau khi nhận được phản ánh/ghi nhận lỗi;

- Đối với lỗi kết nối, chuyển hồ sơ, dữ liệu, Bộ Tư pháp đã bố trí nhóm thường trực phối hợp đầu mối Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) cấp tỉnh, Phần mềm DVCLT (C06 – Bộ Công an) khắc phục;

Theo thống kê, 26 tỉnh, thành phố đang sử dụng Phần mềm i-Gate của VNPT cung cấp, thành phố Hà Nội và tỉnh Thái Nguyên đang sử dụng sản phẩm của Mobifone, Quảng Ninh đang được FPT hỗ trợ và 5 địa phương sử dụng Phần mềm của đơn vị công nghệ khác. Bộ Tư pháp đã chỉ đạo Cục Hành chính tư pháp làm việc với VNPT để thống nhất xác định lỗi, thiếu sót, hướng khắc phục, đề nghị VNPT hoàn thiện; đang tiếp tục trao đổi với các đơn vị cung cấp dịch vụ còn lại để thống nhất bảo đảm xử lý xong trước 25/8/2025.

- Đối với các lỗi liên quan đến người dùng, Bộ Tư pháp đã trao đổi, hướng dẫn, đến nay đều đã khắc phục được; triển khai tổ chức việc hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp các địa phương trong quá trình sử dụng phần mềm qua nhiều kênh hỗ trợ. Đồng thời, tổng hợp các vướng mắc thường gặp trong quá trình sử dụng Hệ thống ĐKQLHTĐT, cách thức xử lý đăng tài online để các địa phương tham khảo; xây dựng video hướng dẫn sử dụng, thao tác cụ thể đối với từng nghiệp vụ trên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử đăng tải trên Cổng thông tin điện tử, Cổng pháp luật quốc gia để người dùng chủ động nghiên cứu (thực hiện đăng tải và cập nhật từ ngày 15/8/2025).

- Trong tháng 8/2025, Bộ Tư pháp tổ chức các đoàn công tác kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp tại một số địa phương gặp nhiều khó khăn, vướng mắc để hỗ trợ các địa phương khắc phục, dự kiến thực hiện tại 12 địa phương với thành phần là Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan để đôn đốc, hỗ trợ các địa phương bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu tại Kết luận số 183/KL-TW./.