Nỗ lực số hóa sổ hộ tịch

Số hóa 2,5 triệu sổ với gần 50 triệu dữ liệu hộ tịch

Trước khi có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của nước ta được thực hiện theo phương pháp truyền thống đã cho thấy nhiều bất cập. Vì vậy, việc số hóa dữ liệu sổ hộ tịch là hết sức cần thiết. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích.

Theo đó, sẽ góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Ngoài ra, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính.

Đặc biệt, sau khi hoàn thành việc cập nhật, các dữ liệu này sẽ được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực cho công tác này.

Với tầm quan trọng của công tác này, các địa phương đang tập trung cao độ cho việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn, đảm bảo theo đúng kế hoạch của Bộ Tư pháp và UBND tỉnh đã đề ra.

Hầu hết UBND các cấp đã chủ động ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến. Trong đó, có nội dung thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch. Cùng với đó, UBND các cấp cũng rất quan tâm đến công tác quản lý, tuyển dụng, sắp xếp, bố trí công việc, thực hiện chế độ chính sách và đào tạo bồi dưỡng công chức làm công tác hộ tịch; tiến hành rà soát, tổng hợp số lượng sổ hộ tịch, số lượng thông tin hộ tịch cần số hóa.

Theo thông tin từ Bộ Tư pháp, tính đến nay đã có 54/63 tỉnh, thành phố đang triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, 10 địa phương thực hiện số hóa theo Quy chế số 1292/HTQTCT-QLHC, 9 địa phương kết hợp cả hai phương thức. Trong số đó có 6 địa phương (Bình Thuận, Bạc Liêu, Sóc Trăng, Hà Tĩnh, Tây Ninh, Hậu Giang) đã hoàn thành với số sổ hộ tịch đã được số hóa là hơn 2,5 triệu sổ, gần 50 triệu dữ liệu hộ tịch; cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử trên 36 triệu dữ liệu.

Sự chủ động từ các địa phương

Tại Hà Nội, UBND nhiều quận, huyện trên địa bàn đã tổ chức Hội nghị triển khai và quán triệt các nội dung cơ bản liên quan đến công tác tư pháp như kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc thuộc nội dung của Đề án 06 và các văn bản hướng dẫn. Công tác tuyên truyền nội dung Đề án 06, Nghị định số 87/2020/NĐ-CP được lồng ghép vào các Hội nghị giao ban, hội nghị sinh hoạt, tọa đàm, nhóm Zalo nghiệp vụ…

Sở Tư pháp Nghệ An hướng dẫn, hỗ trợ công dân đăng ký hộ tịch trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (ảnh ngheangov.vn)

Nhằm hoàn thiện dữ liệu dân cư bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống”, Sở Tư pháp Nghệ An cũng đã phối hợp với lực lượng Công an và cơ quan, ban, ngành tích cực tuyên truyền, đẩy mạnh đăng ký hộ tịch trực tuyến, đăng ký hộ tịch lưu động, tổ chức tập huấn hướng dẫn quy trình đăng ký hộ tịch trực tuyến trên địa bàn tỉnh. Còn tại Cần Thơ, Sở Tư pháp tỉnh đã phát động phong trào thi đua đẩy mạnh tiến độ số hóa sổ hộ tịch. Theo đó, phong trào thi đua phải được triển khai thực hiện sâu rộng trong ngành tư pháp gồm Phòng Tư pháp cấp huyện trên địa bàn thành phố và công chức thuộc Phòng Tư pháp, công chức Tư pháp - Hộ tịch.

Tuy việc số hóa sổ hộ tịch còn rất nhiều khó khăn nhưng với tinh thần làm việc nghiêm túc, khẩn trương, tỉnh Khánh Hòa quyết tâm phấn đấu hoàn thành trước thời hạn 31/12/2023. Đến nay, tỉnh đã hoàn thành cập nhật lên hệ thống đăng ký và quản lý hộ tịch dữ liệu đăng ký giai đoạn 1 (từ ngày 1/1/2016 đến nay); đẩy nhanh tiến độ số hóa dữ liệu đăng ký trước ngày 1/1/2016. Thực hiện Đề án 06, Sở Tư pháp đã hoàn thành kết nối: Phần mềm một cửa với Cổng Dịch vụ công quốc gia, phần mềm hộ tịch, phần mềm lý lịch tư pháp; kết nối hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; hoàn thành tích hợp cung cấp một số dịch vụ công trực tuyến (khai sinh, khai tử, kết hôn, lý lịch tư pháp…) trên Cổng Dịch vụ công quốc gia…

Thực hiện số hóa hộ tịch, Sở Tư pháp tỉnh Điện Biên đã tăng cường hướng dẫn cơ quan tư pháp các cấp thực hiện quy trình rà soát, đối sánh thông tin giữa Sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; phối hợp với cơ quan công an tiếp tục làm sạch dữ liệu, rà soát lập danh sách các trường hợp có sai lệch thông tin để thực hiện làm sạch dữ liệu. Ðến ngày 15/6/2023 có 82.548 trường hợp sai lệch thông tin trong tổng số 576.868 trường hợp phải số hóa.

Sở Tư pháp cũng hướng dẫn UBND các huyện, thị xã, thành phố tổ chức mô hình điểm về số hóa sổ hộ tịch. Ðến nay, các mô hình điểm đều hoạt động hiệu quả. Ðơn cử như mô hình “Ðăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn trực tuyến” tại UBND TP. Ðiện Biên Phủ hiện nay đã đảm bảo 100% các thủ tục phát sinh được thực hiện trực tuyến.

Quan tâm bố trí các nguồn lực

Bên cạnh kết quả đạt được, theo phản ánh của địa phương, công tác số hóa sổ hộ tịch vẫn còn khó khăn do chất lượng đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch chưa thực sự đồng đều. Tại UBND cấp xã, nhất là ở những địa phương kinh tế khó khăn thì công chức tư pháp - hộ tịch chưa được bố trí máy tính riêng để làm việc, đường truyền mạng cũng không ổn định dẫn đến việc số hóa dữ liệu hộ tịch gặp nhiều khó khăn. Đồng thời cũng chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi nhập dữ liệu của công chức tư pháp - hộ tịch.

Về khách quan, nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng số hóa sổ hộ tịch đó là hệ thống thông tin quản lý đăng ký hộ tịch có lúc còn chậm, dữ liệu không đầy đủ. Hiện nay, trên các phần mềm quản lý hộ tịch, khai sinh điện tử đều không cập nhật tự động vào sổ đăng ký khai sinh việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được thực hiện tại nơi cư trú (mà không phải là nơi đăng ký ban đầu). Một số địa danh hành chính cũ đã được sáp nhập hoặc hiện nay không còn nhưng trong Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử chưa cập nhật bổ sung nên chưa thể xử lý đồng bộ vào cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Một số sổ hộ tịch trước năm 2015 không đủ dữ liệu nhập phần mềm (khai sinh chỉ có họ tên cha mẹ, chỉ ghi tuổi, không ghi năm sinh; không có thông tin về người đi đăng ký, giấy tờ tùy thân…). Nhiều trường hợp một sự kiện hộ tịch đăng ký 2 - 3 lần ở các năm và các sổ khác nhau, trong cùng một địa phương hoặc các địa phương khác nhau. Có trường hợp con chưa xác định được cha nhưng đăng ký không theo họ mẹ; hoặc khai sinh cha, mẹ, con mỗi người một họ… Ngoài ra, tình trạng sổ hộ tịch bị hư hỏng cũng rất phổ biến, gây khó khăn cho công chức- hộ tịch khi tiến hành scan.

Để khắc phục những khó khăn nêu trên và tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, thời gian tới, Bộ Tư pháp đề nghị UBND các tỉnh, thành phố tiếp tục quán triệt, truyền thông sâu rộng về ý nghĩa và tầm quan trọng của Đề án 06, quyền lợi, trách nhiệm của công dân trong đăng ký hộ tịch, vai trò của dữ liệu hộ tịch trong việc cung cấp thông tin đầu vào cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đẩy nhanh việc số hóa Sổ hộ tịch, đảm bảo tiến độ theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

Lãnh đạo UBND các tỉnh, thành phố chỉ đạo các Sở, ngành chuyên môn tăng cường phối hợp, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, thực hiện chuyển đổi số trong giải quyết TTHC, nâng cao tỷ lệ đăng ký hộ tịch trực tuyến một cách thực chất, đúng theo nhu cầu của người dân; chỉ đạo Sở Tư pháp thường xuyên kiểm tra, rà soát, đối chiếu bảo đảm dữ liệu hộ tịch chính xác, đầy đủ và được cập nhật đồng bộ sang cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định.

Đặc biệt, cần quan tâm bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ thuộc Đề án 06, trong đó chú trọng việc bố trí kinh phí đầu tư nâng cấp máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác đăng ký hộ tịch, đẩy nhanh hoạt động số hóa sổ hộ tịch tại các địa phương. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ, nhất là về công nghệ thông tin cho công chức làm công tác hộ tịch, công chức tư pháp – hộ tịch cấp xã, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của công việc.