Hà Đông (Hà Nội): "Lùm xùm" việc sử dụng quỹ vận hành tại Chung cư Mullberry Lane

“Phù phép” quỹ quản lý chung cư từng được coi là “nhầm lẫn”

Theo phản ánh của một số cư dân chung cư Mulberry Lane, qua các hội, nhóm trên mạng xã hội (zalo, face-book) của cư dân, vào ngày 12/03/2024, họ nhận được thông tin về việc Quỹ quản lý, vận hành của tòa nhà Mullbery Lane bị “rút ruột” cả trăm triệu đồng.

Trước đòi hỏi của cư dân, tối 13/3/2024, Ban quản trị (BQT) cụm nhà chung cư Mullberry Lane đã tổ chức cuộc họp với đại diện tổ dân phố và cư dân để báo cáo về vụ việc.

Tại cuộc họp, ông Trần Văn Độ (Trưởng BQT) cho biết, ngày 16/1/2024, Ban quản lý (BQL) tòa nhà phát hiện có khoản chi bất thường 155.450.000 đồng từ tài khoản quản lý vận hành, trong khi hồ sơ lưu chỉ thể hiện khoản 55.450.000 đồng. Sau đó, BQT đã làm việc với bà L.T.Q.T (Thư ký BQT) thì bà T. nhận đã viết tay chèn thêm số “1” và chữ “một trăm” vào ủy nhiệm chi khoản tiền 55.450.000 đ. Bà T. cũng thực hiện tương tự với ủy nhiệm chi 16 triệu ủng hộ Hội Cựu chiến binh trước đó.

17h ngày 23/1/2023, ông Độ đã triệu tập họp với Giám đốc BQL, kế toán BQL, Trưởng tiểu ban tài chính và bà T. để lập biên bản ghi nhận sự việc. Các bên nhận định đây là lỗi nghiêm trọng của Thư ký BQT, đồng thời yêu cầu bà T. phải khắc phục hoàn trả tiền cho BQT. Ngày 6/2/2024, bà T. đã hoàn lại 110 triệu đồng vào tài khoản của BQT.

“BQT nhận thấy sai phạm của của Thư ký BQT là rõ ràng bằng hình thức chỉnh sửa các chứng từ, tài liệu của BQT. Đây là hành vi cố tình, có chủ đích chứ không đơn thuần là sự nhầm lẫn như nhận định ban đầu. Việc cả nể, không công khai thông tin sớm cho BQT từ đầu dẫn tới sự việc ngày càng nghiêm trọng lỗi trước tiên thuộc Trưởng BQT, Trưởng Tiểu ban tài chính cũng như BQL. Đối với tập thể BQT cũng có thiếu sót trong quy trình xử lý công việc, quản lý con dấu, dẫn đến kẽ hở để bà T. lợi dụng vi phạm nghiêm trọng ” ông Độ phát biểu tại cuộc họp tối 13/4/2024.

Tuy nhiên, tại cuộc họp này, nhiều ý kiến cho rằng, việc không thông tin, công khai sớm cho cư dân về vụ việc là có dấu hiệu bao che cho sai phạm; đồng thời, BQT cần xem xét trách nhiệm trong quản lý tài chính, cũng như quản lý con dấu.

Qua các ý kiến phát biểu, Hội nghị thống nhất kết luận: Dù bà T. đã khắc phục hoàn lại tiền nhưng đây là vấn đề nghiêm trọng, ảnh hưởng đến lợi ích cư dân, uy tín BQT và cần được công khai làm rõ.

Đối với ông Trần Duy Độ (Trưởng BQT) và bà Trần Thị Quyên (Phó BQT), khi phát hiện sự việc qua báo cáo của BQL tòa nhà, dù đã triệu tập những người liên quan ban đầu để lập biên bản ghi nhận sự việc là “nhầm lẫn” và yêu cầu khắc phục là chưa thể hiện đủ vai trò, thể hiện sự cả nể dẫn đến việc bị hiểu là bao che.

Đối với các thành viên BQT chưa kiểm soát tốt các quy trình thanh toán, rà soát đối chiếu các chứng từ, quản lý con dấu chưa chặt chẽ dẫn đến kẽ hở để bà T. lợi dụng.

Về phía BQL, các bộ phận, nhất là kế toán chưa sát sao trong việc rà soát, kiểm kê số liệu tài chính định kỳ, thực hiện giao dịch với ngân hàng theo đúng mô tả, chứng năng tại Hợp đồng quản lý vận hành đã ký với BQT mà để cho bà T. thực hiện là không đúng với chức năng nhiệm vụ của Ban quản lý.

Ngày 14/3/2024, BQT đã có báo cáo vụ việc gửi UBND phường Mộ Lao, Công an phường Mộ Lao và cư dân, khẳng định, hành vi của bà T là “cố tình, có chủ đích chứ không đơn thuần là sự nhầm lẫn như nhận định ban đầu”.

Ban Quản trị có thực hiện đúng Quy chế tài chính?

Cũng tại Báo cáo, BQT đã “thừa nhận trách nhiệm, thiếu sót đã không thực hiện công tác rà soát các khoản chi định kỳ hàng tháng, không phát hiện sớm sai sót của Thư ký BQT; việc thực hiện các quy trình quản lý công việc, quản lý con dấu cũng như chế độ báo cáo tài chính, số dư chưa đầy đủ dẫn đến các kẽ hở, nguy cơ mất an toàn như vụ việc vừa rồi”.

Sai phạm của bà T. đang được cơ quan chức năng tiếp tục làm rõ và xử lý theo quy định. Tuy nhiên, một số cư dân cho rằng, để phòng ngừa các vi phạm tương tự, cần phải thay đổi cách thức, quy trình quản lý, kiểm soát quỹ vận hành chung cư hiện nay.

Đơn cử, về nguyên tắc BQL tòa nhà (có chức năng quản lý vận hành nhà chung cư) sẽ thực hiện lập các chứng từ và ủy nhiệm chi, cũng như giao dịch với ngân hàng để thanh toán các dịch vụ vận hành chung cư theo hợp đồng. Thế nhưng, tại Mull­berry Lane, việc này lại được thực hiện bởi BQT.

Điều này là không đúng vì BQT chỉ là cơ quan đại diện cho chủ sở hữu nhà chung cư và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại Điều 104 Luật Nhà ở, chứ BQT không có chức năng thu - chi quỹ vận hành. Theo khoản 4 Điều 105 Luật Nhà ở, đơn vị quản lý vận hành chung cư được thu kinh phí quản lý vận hành. Nếu việc “nhập nhèm”, nhầm lẫn giữa chức năng, quyền hạn của BQT với đơn vị vận hành này sớm khắc phục thì không thể có việc bà T. dễ dàng rút được 110 triệu đồng như vừa qua.

Từ vụ việc của bà T., cư dân còn phát hiện vào ngày 03/08/2023, BQT đã ban hành Nghị quyết số 189/NQ/-BQT4-NK2 phê duyệt việc rút hơn 233 triệu đồng từ “Quỹ vận hành BQT toà nhà” để chi cho một số công việc như: văn phòng phẩm BQT (hơn 49 triệu đồng), 3 điện thoại hotline (hơn 8 triệu đồng), kinh phí cho thành viên BQT tham gia thầu quản lý vận hành và an ninh (27 triệu đồng), thẻ thang máy (5,2 triệu đồng), mua phục vụ vận hành... trong đó có khoản 50 triệu đồng tiền mặt làm “tiền quỹ dự phòng BQT”.

Cư dân cho rằng, việc rút tiền mặt chi tiêu như trên đã vi phạm điều 6.4.7 Quy chế tài chính của tòa nhà, “tất cả các khoản thanh toán dịch vụ cho các nhà thầu từ tài khoản quỹ quản lý, bắt buộc phải thực hiện bằng chuyển khoản, trừ những khoản chi nhỏ lẻ có tính khẩn cấp, có giá trị dưới 5 triệu đồng”, và điều 6.3.1 “quỹ tiền mặt trích từ Quỹ quản lý vận hành phải do BQL kiểm soát và tối đa không quá 20 triệu đồng”. Hơn nữa, các khoản chi tiền mặt trên chỉ được “thống nhất” giữa BQT với Công ty BCRE (quản lý chung cư), mà chưa có sự đồng ý của cư dân.

Một diễn biến khá lạ tại chung cư này bị cư dân thắc mắc là việc, thành viên BQT đã được hưởng thù lao trách nhiệm rồi tại sao lại còn được hưởng thêm khoản “kinh phí tham gia thầu’. Theo quy định thì nhiệm kỳ của BQT nhà chung cư là 3 năm nhưng các BQT ở Mullberry Lane đều hoạt động trong thời gian rất ngắn. Đơn cử như BQT 3 nhận bàn giao tháng 11/2022, hoạt động được 8 tháng thì toàn bộ thành viên BQT từ chức; BQT 4 nhận bàn giao tháng 7/2023 thì đến tháng 1/2024, nhiều nhân sự chủ chốt lại tiếp tục từ chức (trong có đó Trưởng BQT và một Phó BQT).

Đáng nói, tuy chỉ hoạt động khoảng hơn nửa năm nhưng cả BQT 3 và BQT 4 đều đã phê duyệt nhiều gói thầu có giá trị lớn như: gói thầu quản lý vận hành toà nhà (16 tỷ); gói thầu cung cấp dịch vụ an ninh toà nhà (3,5 tỷ, sau tăng lên 3,9 tỷ); gói thầu bảo hiểm tòa nhà, phòng cháy chữa cháy, nâng cấp thang máy (7,3 tỷ)…

Đến nay, sau khi để xảy ra vụ bà T. rút trái phép 110 triệu đồng, chính BQT 4 đã phải thừa nhận trong báo cáo của mình rằng “Đối với BQL tòa nhà, bộ phận kế toán đã không thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ theo Hợp đồng quản lý vận hành đã ký, không thực hiện việc giao dịch cũng như rà soát định kỳ các giao dịch với ngân hàng kịp thời dẫn đến việc tạo kẽ hở cho Thư ký BQT khi giao dịch hộ, cũng như để sự việc lâu mới phát hiện”.

Với sự thiếu trách nhiệm như trên, cùng với một số hạn chế về chất lượng dịch vụ, nhiều cư dân đề nghị xem xét lại trách nhiệm, nghĩa vụ của đơn vị quản lý vận hành tòa nhà theo hợp đồng đã ký.