Thời hạn công chứng: Đề xuất giao quyền chủ động cho các bên
Tránh lạm dụng công chứng tràn lan ngoài trụ sở
Thuyết minh về dự án Luật này, Bộ Tư pháp cho rằng hiện nay một số trình tự, thủ tục về công chứng không còn phù hợp với điều kiện thực tiễn, vừa gây khó khăn cho cả Công chứng viên (CCV) trong quá trình thực hiện quy trình công chứng vừa không tạo thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC) và người dân, doanh nghiệp.
Do đó, Dự án Luật quy định linh hoạt hơn về việc cung cấp bản chính hoặc bản sao các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng để tạo thuận lợi cho các bên trong việc thực hiện công chứng. Theo đó, việc xuất trình bản chính giấy tờ có thể được thực hiện ngay ở giai đoạn nộp hồ sơ yêu cầu công chứng chứ không quy định cứng nhắc là chỉ được xuất trình trước khi CCV ghi lời chứng như hiện nay, vì trong nhiều trường hợp việc cung cấp sớm bản chính giấy tờ có thể giúp cả CCV và các bên tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng.
Dự án Luật cũng không ấn định rập khuôn về thời hạn công chứng như Luật Công chứng hiện hành mà giao quyền chủ động cho các bên. Theo đó, thời hạn công chứng đối với từng loại việc được TCHNCC niêm yết tại trụ sở của tổ chức mình; trường hợp cần thiết người yêu cầu công chứng, CCV trực tiếp giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng và TCHNCC có thể thỏa thuận bằng văn bản về việc kéo dài thời hạn công chứng. Quy định này không tạo sự tuỳ tiện trong việc giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng, vì về nguyên tắc là TCHNCC luôn muốn giải quyết nhanh gọn các yêu cầu công chứng và trong trường hợp cần kéo dài thì các bên có quyền thoả thuận thời gian cụ thể thay vì ấn định cứng là thời gian tối đa 10 ngày mà có nhiều trường hợp yêu cầu công chứng phức tạp không thể giải quyết trong thời hạn này.
Về địa điểm công chứng, dự án Luật quy định theo hướng tuân thủ nguyên tắc công chứng tại trụ sở; chỉ được công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp cụ thể đã được quy định rõ, tránh tình trạng lạm dụng quy định về “lý do chính đáng khác” để thực hiện tràn lan việc công chứng ngoài trụ sở như thời gian vừa qua.
Ngoài ra, Dự án Luật quy định rõ CCV không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốn tránh, loại trừ trách nhiệm của mình hoặc có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội. Quy định này nhằm ngăn chặn tình trạng đã xảy ra trên thực tế, cụ thể là một số CCV cố tình trốn tránh trách nhiệm của mình bằng việc đưa vào lời chứng những nội dung theo hướng các bên hoàn toàn chịu trách nhiệm về hợp đồng, giao dịch, không yêu cầu CCV chịu trách nhiệm hoặc bồi thường…
Không phải đến TCHNCC nếu công chứng điện tử trực tuyến
Bộ Tư pháp cũng cho rằng, hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động công chứng tuy đã được thực hiện nhưng mới chỉ là bước đầu, chưa tương xứng với sự phát triển các nhu cầu giao dịch dân sự, kinh tế và sự chuyển đổi số mạnh mẽ trong các lĩnh vực liên quan. Đến nay, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vẫn còn gặp khó khăn, vướng mắc; chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất trong cả nước; việc kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên quan chưa được thực hiện.
Do đó, Dự án Luật quy định một số vấn đề cơ bản nhất về công chứng điện tử để tạo cơ sở pháp lý cho chuyển đổi số hoạt động công chứng. Đây là cơ sở để Chính phủ quy định các vấn đề cụ thể về công chứng điện tử và triển khai thực hiện quá trình chuyển đổi số công chứng trên thực tế.
Cụ thể, Dự án Luật dự kiến quy định vấn đề cơ bản nhất về công chứng điện tử là quy trình và các bước thực hiện 02 quy trình công chứng điện tử (trực tiếp hoặc trực tuyến). Đối với công chứng điện tử trực tiếp, các bên ký kết văn bản hợp đồng, giao dịch theo quy trình công chứng thông thường trên bản giấy; CCV số hóa văn bản hợp đồng mà các bên đã ký kết thành file điện tử, dùng chữ ký số ký chứng nhận giao dịch để tạo thành văn bản công chứng điện tử. Đối với công chứng điện tử trực tuyến, các bên không đến TCHNCC mà gửi toàn bộ dự thảo hợp đồng, giao dịch và các giấy tờ, tài liệu có liên quan cho CCV qua phương tiện điện tử; CCV kiểm tra, đối chiếu thông tin trên các cơ sở dữ liệu có liên quan, soạn thảo hợp đồng, giao dịch trên phần mềm chuyên dụng, chứng kiến các bên ký số vào hợp đồng, giao dịch thông qua phương tiện truyền hình trực tuyến và CCV ký số để tạo lập văn bản công chứng điện tử. Đây là những bước cơ bản nhất mà quy trình công chứng điện tử phải tuân thủ để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử đã được xác lập.