Vụ rút quỹ trái phép tại chung cư Mullberry Lane: Ban quản trị và Ban quản lý có thật sự “bất khả kháng”?

Sai phạm có thể không xảy ra nếu Ban quản trị giữ con dấu

Như Báo Công lý đã thông tin, vừa qua, BQT 4 cụm chung cư Mulberry Lane đã phát hiện việc bà L.T.Q.T (thư ký BQT) sửa chữa Ủy nhiệm chi, làm giả Nghị quyết BQT để rút “khống” 110 triệu đồng từ Quỹ quản lý, vận hành chung cư.

Báo cáo cơ quan chức năng, BQT 4 thừa nhận trách nhiệm khi đã không thực hiện công tác rà soát các khoản chi định kỳ hàng tháng, không phát hiện sớm sai sót của thư ký BQT; việc thực hiện các quy trình quản lý công việc, quản lý con dấu cũng như chế độ báo cáo tài chính, số dư chưa đầy đủ dẫn đến các kẽ hở, nguy cơ mất an toàn.

Riêng Trưởng BQT 4, Trưởng Tiểu ban Tài chính nhận trách nhiệm vì ban đầu nhận định mọi việc đơn giản chỉ do nhầm lẫn do bà T. giải trình (vì thiếu thông tin), phần do cả nể… nên đã không thông báo sớm đến cư dân.

Liên quan vụ việc trên, mới đây, ngày 3/4/2024, BQT 4 tiếp tục có báo cáo gửi đến cư dân (thông qua trang web https://www.bqtmulberry.com) cho biết, BQT 4 đã họp, kỷ luật các thành viên theo mức độ vi phạm khi chậm trễ xử lý, đồng thời đã cho thôi việc với bà T.

Tại báo cáo, BQT 4 còn cho biết, các thành viên BQT đều không giữ quỹ tiền mặt vận hành, không giữ con dấu mà bàn giao cho Ban Quản lý (BQL) giữ thông qua bà T. - thư ký BQT, đồng thời là nhân viên BQL có ký hợp đồng lao động ràng buộc với Công ty CBRE (Công ty trúng thầu thực hiện dịch vụ vận hành tòa nhà - PV). Việc BQL phân công người giữ quỹ tiền mặt, giao dịch với Ngân hàng là nội bộ công việc của BQL. Hiện tại, toàn bộ quỹ tiền mặt vận hành, bảo trì đã được BQL giao nhân viên khác giữ thay cho bà T. Việc bà T. sai phạm, giả mạo Nghị quyết, Ủy nhiệm chi là bất khả kháng, ngoài tầm kiểm soát của BQT, BQL. Phía BQT đã nhận trách nhiệm trong lơ là báo cáo, quản lý con dấu. Phía BQL cũng có phần trách nhiệm trong việc quản lý nhân viên BQL theo Hợp đồng lao động ký với Công ty CBRE.

Tuy nhiên, một cư dân tại đây cho rằng, không thể nói BQT đã “lơ là” trong việc quản lý con dấu, mà phải coi đây là một vi phạm nghiêm trọng Quy chế hoạt động của BQT vì Điều 4 Quy chế này đã quy định rõ “giao cho 1 thành viên BQT giữ con dấu”.

“Nếu BQT thực hiện đúng quy chế, không giao cho BQL hoặc bà T. giữ con dấu thì đã không để xảy ra việc bà T. dùng con dấu này này đóng vào các tài liệu giả mạo nhằm hoàn tất thủ tục chuyển tiền tại ngân hàng. Vì vậy, không thể nói đây là sự việc “bất khả kháng” hay “ngoài kiểm soát được”- một cư dân nêu ý kiến.

Trách nhiệm thuộc về ai?

Cư dân cũng tỏ ra khá bất ngờ trước thông tin, bà T (người giữ con dấu và giữ quỹ tiền mặt của BQT) vừa là thư ký BQT 4, lại vừa là nhân viên của BQL (tổ chức được thành lập để thực hiện công việc vận hành tòa nhà). Như vậy, ở đây có dấu hiệu “vừa đá bóng, vừa thổi còi” khi bà T. vừa tham gia vào việc quản lý, lưu trữ nghị quyết, ủy nhiệm chi, chứng từ, con dấu… của BQT (cơ quan “quyết” việc chi tiền), lại vừa thực hiện giao dịch rút tiền, quá trình thanh toán, kiểm tra số liệu… cho BQL (đơn vị thực hiện chi tiêu).

Việc bà T. được thực hiện công việc ở cả BQT lẫn BQL như trên rõ ràng là một cơ hội để bà này có thể rút tiền “khống” và giấu nhẹm được nhiều tháng mà không bị phát hiện.

Ngoài sai phạm trong việc quản lý con dấu, cư dân đề nghị xác định rõ trách nhiệm của BQT khi giao cho bà T. - nhân viên của BQL thực hiện nhiều công việc quan trọng của BQT, không đúng với Điều 7 Quy chế quản lý tài chính (“BQT phải bố trí thành viên chuyên trách kế toán, và một thành viên chuyên trách thủ quỹ”).

Cũng theo Quy chế trên thì Quỹ tiền mặt phí quản lý tòa nhà không được quá 20 triệu đồng. Tuy nhiên, vừa qua, cư dân phát hiện vào ngày 03/08/2023, BQT đã ban hành Nghị quyết số 189/NQ/-BQT4-NK2 cho rút hơn 233 triệu đồng “tiền mặt” từ “Quỹ vận hành BQT toà nhà” để chi cho một số công việc, hạng mục trong đó khoản 50 triệu đồng tiền mặt làm “tiền quỹ dự phòng BQT” và nhiều khoản chi khác lớn hơn 5 triệu đồng.

Cư dân cho rằng, việc rút tiền mặt từ tài khoản vận hành để chi tiêu như trên là vi phạm Điều 6.4.6 Quy chế tài chính của tòa nhà (… “Trưởng ban và các Phó ban tương ứng theo điểm 4.2 Quy chế này cùng ký văn bản thanh toán cho nhà cung cấp và ký các giấy tờ thanh quyết toán kinh phí với đơn vị thực hiện dịch vụ đó…), Điều 6.4.7 (“tất cả các khoản thanh toán dịch vụ cho các nhà thầu từ tài khoản quỹ quản lý, bắt buộc phải thực hiện bằng chuyển khoản từ tài khoản quản lý đến trực tiếp tài khoản nhà thầu cung cấp/nhà thầu, trừ những khoản chi nhỏ lẻ có tính khẩn cấp, có giá trị dưới 5 triệu đồng”), Điều 6.3.1 “quỹ tiền mặt trích từ Quỹ quản lý vận hành phải do BQL kiểm soát và tối đa không quá 20 triệu đồng”.

Theo Báo cáo của BQT về công tác thu chi của Quỹ vận hành và Quỹ bảo trì giai đoạn 2023-2024 (do ông Trần Duy Độ - Trưởng ban BQT ký ngày 23/3/2024) cho thấy, từ 1/4/2023 đến 31/3/2024, tổng thu lũy kế Quỹ vận hành là hơn 33,2 tỷ đồng; tổng chi tạm tính là gần 29 tỷ đồng. Trong số hàng chục khoản chi trong tổng số gần 29 tỷ trên có một số khoản chi lớn như: dịch vụ quản lý (hơn 8,3 tỷ đồng); dịch vụ an ninh hơn 3,5 tỷ đồng; dịch vụ làm sạch trong và ngoài khuôn viên dự án hơn 3 tỷ đồng… Các khoản chi còn lại hầu hết đều có mức trên 5 triệu đồng.

Nhìn lại việc “rút tiền mặt” chi tiêu như nêu trong Nghị quyết số 189/NQ/-BQT4-NK2, có cư dân cho rằng, ngoài việc báo cáo về các khoản chi, mức chi thì BQT cần làm rõ khoản chi nào được thanh toán trực tiếp và chuyển trực tiếp từ tài khoản quản lý của BQT đến tài khoản của nhà thầu cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa; khoản chi nào do BQT, BQL rút tiền mặt để chi tiêu, thanh toán không đúng với Điều 6.4.6. và 6.4.7 Quy chế tài chính.